Stel dat je aan een project werkt en veel weten veel tijd je er aan spendeert. Het is natuurlijk eenvoudig om een Excel sheet te maken en dit bij te houden. Maar er zijn ook freeware tools voor je die dit voor je kunnen doen.
Het programma Todomoo helpt je om een overzicht te bewaren van de projecten waarmee je bezig bent en de hoeveelheid tijd die je er ingestoken hebt. Bij het aanmaken van projecten kun je er taken bij creëren. Dat betekent dat een project onderverdeeld wordt in activiteiten die allemaal gemeten kunnen worden. Op het moment dat je ermee begint te werken klikje en rechts op en kies je de optie start task timer. Vanaf dat moment begint er een stopwatch te lopen die net zolang loopt tot dat je op pauze of einde drukt
Met de functie export all tasks to csv kun je een overzicht naar een csv formaat exporteren dat hij in te lezen is in Excel.
Dit is de basis waar veel mensen al veel plezier aan kunnen beleven en vooral natuurlijk gemak. Als coach maak ik het regelmatig mee dat mensen een gevoel hebben van overbelasting, maar geen idee hebben waar ze veel tijd aan spenderen. Dit programma kan helpen om een beeld te krijgen van veel tijd er in een bepaalde taak wordt gestoken. Voor ZZPérs kan dit programma natuurlijk meehelpen om de tijd te calculeren die voor een klant aan het werk wordt gegaan.
Er zijn nog opties voor gevorderde gebruikers. Zo kun je tarieven aan de tijd koppelen. Je kan ook handmatig tijden invoeren en van tevoren aangeven wanneer een taak af zou moeten zijn. Naast de standaard versie is er ook een portable versie. Deze werkt via een opslag dienst als dropbox. Op deze manier heb je altijd beschikking over de juiste versie van je projecten, ongeacht op welke computer je aan het werk bent.